Dans une administration

"Notes, bases et données, courriers, rapports, courriels, documents administratifs : derrière tous ces termes se cachent des archives qui, avant de devenir, si leur intérêt le justifie, les sources de l’histoire de demain, sont au cœur du bon fonctionnement de l’administration d'aujourd'hui."  Vincent Berjot, délégué interministériel aux Archives de France - extrait de l'édito du "Référentiel général de gestion des Archives : pourquoi les archives sont-elles un atout à la modernisation pour votre administration ?"

Image. Préfecture de la Savoie - Chambéry - ©Adobe Stock

Découvrez nos conseils et nos solutions 

1. Les archives, c'est ARCHI...VITAL !
2. Archiver, c'est ARCHI ...facile !
3. Vider vos greniers et verser vos archives, comment s'y prendre ?
4. Vider vos armoires et éliminer vos dossiers, comment faire ?
5. Dossier archivé, comment y accéder ?

Découvrez en vidéo le parcours d'un dossier déposé aux Archives départementales.

Dossiers d’aide sociale, procédures judiciaires, photographies, plans cadastraux, factures, dossiers de consultation des entreprises, rapports d’activités, décisions, vos documents d'archives sont les témoins de votre activité, de vos missions, des choix politiques de vos administrations.

Les archives permettent de faire valoir les droits individuels des citoyens et constituent le terreau de la recherche historique. Elles sont notre patrimoine à tous.

Vous êtes responsable des documents que vous produisez ou recevez dans le cadre de vos fonctions. A ce titre, vous devez verser aux Archives départementales les dossiers qui présentent un intérêt historique. Les autres pourront être éliminés, après autorisation de la directrice des Archives départementales.

Vous êtes :

- un service déconcentré ou un établissement public de l’État à compétence départementale ou locale : préfecture, tribunaux, collèges, chambres consulaires, délégation départementale/ unité départementale des services de l’Etat...

- un service déconcentré ou un établissement public de l’État à compétence régionales ou supra-départementale : Cour d’appel, Pôle-Emploi...

- un service du conseil départemental et établissements publics départementaux : pôle aménagement du Département, université, OPHLM, CAF, Sécurité Sociale…

- un établissement public ou privé de santé : centre hospitalier, EHPAD...

L'équipe des archives contemporaines est là, pour vous guider dans cette démarche.

Lien vers le formulaire de contact

Bien gérer ses dossiers papier, pour faciliter l'organisation de la phase d'archivage

Au quotidien, vous créez et gérez des dossiers. Un dossier est un ensemble de documents concernant une affaire, un sujet. Il est nécessaire de rassembler logiquement un certain nombre de pièces pour instruire et clôturer un dossier.

Chacun de vos dossiers est un puzzle 

Mettez les pièces au bon endroit !

Pourquoi constituer un dossier ? Pour rassembler des informations utiles au traitement d’une affaire.

Pourquoi structurer un dossier ? Pour l’alimenter facilement quotidiennement, pour faire face à la lourdeur et à la longueur des procédures,  pour répondre à la nécessité de rechercher l’information ponctuellement. Il est donc important de disposer d’une méthode et mettre en place de bonnes pratiques.                                                   

Pourquoi classer vos dossiers ? Pour assurer la transparence des procédures, pour garantir la continuité des engagements du service public, pour faciliter les recherches, pour distinguer ce qui est à garder de ce qui est à éliminer, d’où l’importance des outils de gestion (plan de classement, tableau de gestion, charte d’archivage…).

Consulter en bas de page les Ressources documentaires  :  la fiche de conseils sur l'organisation d'un dossier, la grille d’enquête et la procédure de la charte d’archivage.

Les étapes clés pour verser vos archives, en toute sérénité et en toute simplicité !

• Classez vos dossiers de manière logique et chronologique - pas de vrac.
• Rédigez parallèlement un bordereau de versement  pour decrire de manière compréhensible le contenu des dossiers. Le bordereau de versement vaut contrat entre le service producteur et les Archives– tout est dans le formulaire.
• Conditionnez vos dossiers dans des boîtes neuves – pas de reçyclage.
• Reportez le numéro de versement sur vos boîtes et numérotez les dans un ordre croissant, au crayon à papier exclusivement- identifiez, cela facilitera l'étape de réception aux Archives.
  
• Faites transférer vos boîtes ou venez les déposer aux Archives, après validation du bordereau de versement – enlèvement et transfert relèvent de votre responsabilité.

 Consulter en bas de page les Ressources documentaires : la procédure pour verser et éliminer des archives et les formulaires

Les étapes clés pour éliminer vos dossiers en toute sécurité et en toute légalité !

• Repérez, au regard des outils de gestion établis, les dossiers que vous souhaitez éliminer et identifierles avec un code couleur ou une lettre ( E comme éliminations) – tout est détaillé dans la charte d’archivage.
•  Regroupez les dossiers par thèmes pour ne décrire qu’une seule fois la typologie rencontrée et indiquer toutes les dates – pas de liste à la Prévert, tout doit être structuré.
  
• Reportez sur le bordereau d'élimination les grandes typologies de documents, par ordre chronologique et dans un langage explicite-  tout est transcrit dans le formulaire.
• Si vous disposez de place, stocker ces documents indépendamment de ceux  à conserver et attribuez leur un numéro d’ordre 1BE_boîte x ou un code couleur – Préparez vos éliminations.
  
• Faites évacuer et détruire vos archives par les services et les sociétés compétentes, uniquement après validation du bordereau d’élimination –  Enlèvement  et destruction relèvent de votre responsabilité.

Consulter en bas de page les Ressources documentaires : la procédure pour verser et éliminer des archives

Les modalités de consultation par le service qui a produit les archives

Il est possible d’obtenir la communication d'un dossier que vous avez versé. La consultation par les autres services n’est possible, qu'au terme des délais légaux et dans le respect de la vie privée.

- sur demande écrite, en précisant la référence du dossier concerné, reportée sur le bordereau de versement, par exemple : 1536W6

- pour un temps déterminé : le dossier emprunté doit être retourné dans son intégralité aux Archives, après consultation, pour préserver l’intégrité des archives versées.

Consultez en bas de page les Ressources documentaires : le formulaire de demande de sortie de document

Les modalités de consultation par l'administré, le citoyen

Les Archives Départementales sont un service ouvert à tous. L'accès est libre et gratuit (sur présentation d'une pièce d'identité).

La recherche dans les fonds contemporains s'effectue à partir du site des Archives départementales : moteur de recherche dans tous les fonds

Les documents sont consultables conformément aux textes législatifs et réglementaires en vigueur :

- La consultation s’effectue sur place et sous surveillance.

- La consultation est soumise aux délais de communicabilité, fixés par la loi et la jurisprudence. L'équilibre entre transparence administrative et préservation de la vie privée est ainsi assuré.

Le chercheur peut toutefois demander un accès dérogatoire aux archives non encore communicables. Dans tous les cas, le service versant est sollicité pour donner son avis dans le cadre des demandes dérogatoires de consultation.

Consultez en bas de page les Ressources documentaires : les délais de communicabilité des archives