Comment et où ranger vos archives ? Que devez-vous conserver ? Que pouvez-vous détruire ? Quelles procédures appliquées pour les registres de délibérations, le récolement ? Que font pour vous les archivistes ? Répondons à toutes ces questions.
Plan du Gelon dans sa traversée de La Rochette, 1835. ©Archives départementales de la Savoie [244Edépôt 310]
Le département de la Savoie propose un dispositif d’aide financière pour accompagner les communes dans leurs projets d’inventaire des archives communales, de restauration et de numérisation de documents d’archives historiques.
Les intercommunalités et les communes assurent elles-même la conservation et la mise en valeur de leurs archives. Elles en sont les propriétaires.
OUI, les communes et leurs intercommunalités ont la possibilité de mutualiser leurs moyens : la conservation de leurs archives peut être assurée par une commune membre ou par l'intercommunalité, à la condition que l'une ou l'autre dispose d'un service d'archives pourvu d'un budget propre et de personnel qualifié. La prise en charge des archives se fait sur la base d'une convention, qui précise entre autres le lieu de conservation et qui engage le service d'archives à classer, trier et conserver les dossiers selon les normes en vigueur, moyennant éventuellement une compensation financière.
La réglementation a prévu plusieurs possibilités pour la préservation des archives : le dépôt aux Archives départementales, le transfert entre communes ou intercommunalités sous condition, la conservation dans la mairie de la commune dissoute. Il est important de prévoir le sort des archives avant toute dissolution.
Prenez connaissance des modalités en mettre en oeuvre dans les Ressources documentaires en bas de page :
Quelques étagères, un placard, un petit espace réservé peuvent suffir pour ranger les archives, sous certaines conditions : pas trop loin des agents pour qu'elles soient consultables, protégés de l'incendie, de l'inondation, d'une intrusion, de la poussière. L'emplacement doit être facile à évacuer en cas de catastrophe.
Pour l'aménagement d'un local d'archives répondant aux normes de conservation, le site https://francearchives.fr met en ligne de nombreuses recommandations techniques :
Lorsqu'on décide de s'attaquer au classement des archives, le réflexe est de commencer par repérer ce qu'on peut jeter, ce qui encombre l'espace. Ce n'est pas la bonne méthode. Il faut commencer par s'intéresser aux archives à conserver. On ne fait pas les choses à l'envers !
Les archives à conserver sont celles qui engagent les responsabilités des élus, font la preuve de leurs actions, expliquent les décisions, attestent de l'identité des personnes et des territoires, racontent l'histoire.
Parmi ces archives "essentielles" : les registres des délibérations et des arrêtés, les dossiers de personnel, les budgets et comptes, les marchés importants, les permis de construire, le PLU, les listes électorales, etc.
On peut identifier les délais de conservation des archives grâce aux instructions fournies par le Service interministériel des Archives de France.
En Savoie, nous avons des stations de ski, des lacs naturels et des plages, des routes, des cols, des digues, des entreprises, des monuments, des écoles, des montagnes, des torrents, des digues, des forêts... Chaque commune et intercommunalité produit des archives en fonction de ses particularités et compétences. Les instructions de tri ne renseignent pas sur tout ! Le choix de conserver ou de détruire un dossier appartient au maire ou au président d'un groupement (dans le respect des délais légaux).
Avant toute destruction, les communes et les intercommunalités doivent demander à la directrice des Archives départementales son avis et son autorisation de détruire. Le visa de destruction s'obtient en lui transmettant une liste des documents sélectionnés, aussi appelée bordereau d'élimination. Le choix de la méthode de destruction (broyage, incinération) appartient aux communes et à leurs groupements.
Consulter en bas de page dans les Ressources documentaires les procédures à appliquer :
Le classement et la cotation des archives communales se fondent sur deux textes essentiels.
Consulter en bas de page dans les Ressources documentaires des conseils pour traiter le vrac et organiser les archives :
Découvrez de nombreux exemples d'inventaires sur le site des Archives départementales
Suite au renouvellement des municipalités, les maires nouvellement élus doivent procéder à la rédaction d'un récolement des archives de leurs communes. Le récolement doit être accompagné d’un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives.
Le procès-verbal et le récolement servent à formaliser la passation de responsabilité du maire sortant au nouveau maire. Ils permettent de certifier de façon contradictoire l'existence des archives à un moment donné, le maire étant responsable pénalement de toute destruction non règlementaire.
Téléchargez les modèles fournis par le Service Interministériel des Archives de France : Préconisations relatives au récolement des archives communales à effectuer suite aux élections municipales des 15 et 22 mars 2020 (Circulaire DGP_SIAF_2019_009).
Le maire sortant doit procéder à la rédaction du récolement. Le procès-verbal et le récolement sont signés par les maires sortant et entrant.
Les Archives départementales peuvent conseiller les communes et les EPCI et envisager avec elles les différentes possibilités offertes pour confier ce travail de courte durée à des archivistes qualifiés.
L’ordonnance n°2021-13101 et le décret n°2021-1311 du 7 octobre 2021 apportent d’importantes modifications aux règles de publicité, d’entrée en vigueur et de conservation des actes pris par les collectivités territoriales et leurs groupements. Ces textes proposent :
Afin d'accompagner les collectivités territoriales et leurs groupements dans la mise en œuvre de l'ordonnance du 7 octobre 2021, différents outils pédagogiques (comprenant notamment des fiches thématiques et des tableaux comparatifs) ont été élaborés, en lien étroit avec les associations d'élus, pour permettre aux collectivités locales de se familiariser avec la réforme dans la perspective de son entrée en vigueur, le 1er juillet 2022.
Contactez-nous pour organiser une visite, poser une question, discuter archives.
Les archives des communes sont des archives publiques (article L211-4 du Code du patrimoine). Les communes de moins de 2000 habitants sont tenues par la loi de déposer leurs archives de plus de 50 ans aux Archives départementales, sauf dérogation préfectorale. Les communes de 2000 habitants et plus en ont la possibilité. Les Archives départementales sont tenues de recevoir ces dépôts. (articles L212-11 et L212-12 du Code du patrimoine).
Depuis plus de cent ans, les Archives départementales de la Savoie accueillent des dépôts d'archives soumis à des conditions de conservation difficiles. Dans la grande majorité des cas, ils sont composés d’archives sales, en vrac, abandonnées pendant des décennies dans les caves et les greniers des mairies.
Les Archives départementales mettent à la disposition des communes leurs espaces de conservation et leurs agents pour des opérations de nettoyage et de classement. Le traitement des fonds communaux est long et complexe. Les communes ont la possibilité de prendre en charge le traitement de leurs archives, en participant au financement de l'intervention d'un archiviste professionnel. Contactez les Archives départementales pour plus de précisions.