Archives
de la Savoie

Réussir votre archivage

Comment et où ranger vos archives ? Que devez-vous conserver ? Que pouvez-vous détruire ? Quelles procédures appliquées pour les registres de délibérations, le récolement ? Que font pour vous les archivistes ? Répondons à toutes ces questions.

Image. Plan du Gelon dans sa traversée de La Rochette, 1835. ©Archives départementales de la Savoie - 244Edépôt 310

En 1891, Jules Vernier, directeur des archives départementales de la Savoie, écrit à propos des mairies : "…il a été aménagé dans plus d’une commune une petite pièce spéciale, attenante à la salle de mairie, pourvue d’armoires ou de placards fermant à clef, et de casiers, et réservée exclusivement aux archives". Encore aujourd'hui, il ne faut bien souvent rien de plus pour installer correctement les archives d'une commune.

Que sont les archives des communes ?

Des archives essentielles 

  • Des documents engageants qui font la preuve des actions des élus, expliquent les décisions : registres des délibérations et des arrêtés, budgets et comptes, marchés, etc.
  • Des documents qui attestent de l’identité des personnes et des territoires et en racontent l’histoire : registres d’état civil, listes électorales, recensements de population, PLU, etc.
  • Des documents qui favorisent la connaissance de l’histoire locale et participent à la préservation et à la restauration du patrimoine bâti, non bâti et des paysages.

Des trésors nationaux

  • Pour toutes ces raisons, les archives communales font partie des Trésors nationaux comme les collections des musées et tous les biens présentant un intérêt majeur pour le patrimoine national au point de vue de l'histoire, de l'art ou de l'archéologie (art. L111-1 du code du patrimoine).

Qui doit conserver les archives ?

Les intercommunalités et les communes assurent elles-même la conservation et la mise en valeur de leurs archives. Elles en sont les propriétaires.

Peut-on mutualiser la conservation des archives ?

OUI, les communes et leurs intercommunalités ont la possibilité de mutualiser leurs moyens : la conservation de leurs archives peut être assurée par une commune membre ou par l'intercommunalité, à la condition que l'une ou l'autre dispose d'un service d'archives pourvu d'un budget propre et de personnel qualifié. La prise en charge des archives se fait sur la base d'une convention, qui précise entre autres le lieu de conservation et qui engage le service d'archives à classer,  trier et conserver les dossiers selon les normes en vigueur, moyennant éventuellement une compensation financière.

Que faire en cas de fusion de communes ou de dissolution d'une intercommunalité ?

La réglementation a prévu plusieurs possibilités pour la préservation des archives : le dépôt aux Archives départementales, le transfert entre communes ou intercommunalités sous condition, la conservation dans la mairie de la commune dissoute. Il est important de prévoir le sort des archives avant toute dissolution.

Prenez connaissance des modalités en mettre en oeuvre dans les Ressources documentaires en bas de page :

  • Archives des communes fusionnées.
  • Archives des Intercommunalités dissoutes. 
En 2018, la commune d'Aix-les-Bains, la Communauté d'agglomération Grand Lac, l'office du tourisme d'Aix-les-Bains, le Centre intercommunal d'action sociale et le Centre communal d'action sociale ont créé un service commun pour gérer leurs archives.

 

Retour en haut de page

Comment conserver les archives ?

En prenant des mesures simples mais réfléchies

Quelques étagères, un placard, un petit espace réservé peuvent suffir pour ranger les archives, sous certaines conditions : pas trop loin des agents pour qu'elles soient consultables, protégés de l'incendie, de l'inondation, d'une intrusion, de la poussière. L'emplacement doit être facile à évacuer en cas de catastrophe.

  • Consultez en bas de page les Ressources documentaires : Conseils pour la conservation des archives.

En aménageant un local d'archives

 

Pour l'aménagement d'un local d'archives répondant aux normes de conservation, le site https://francearchives.fr met en ligne de nombreuses recommandations techniques :

En Savoie, la vigilance est de mise face aux risques naturels : avalanches, crues, inondations, mouvements de terrains, séismes, grêle, foudre ...Tous ces évènements peuvent endommager les mairies et autres lieux de stockage des archives. Faites le plein de conseils sur  savoie.gouv.fr

Retour en haut de page

Quelles sont les archives à conserver ... et à éliminer ?

Lorsqu'on décide de s'attaquer au classement des archives, le réflexe est de commencer par repérer ce qu'on peut jeter, ce qui encombre l'espace. Ce n'est pas la bonne méthode. Il faut commencer par s'intéresser aux archives à conserver. On ne fait pas les choses à l'envers !

Quelles sont les archives à conserver ?

Les archives à conserver sont celles qui engagent les responsabilités des élus, font la preuve de leurs actions, expliquent les décisions, attestent de l'identité des personnes et des territoires, racontent l'histoire.

Parmi ces archives "essentielles" : les registres des délibérations et des arrêtés, les dossiers de personnel, les budgets et comptes, les marchés importants, les permis de construire, le PLU, les listes électorales, etc.

Quels sont les délais de conservation des archives ?

On peut identifier les délais de conservation des archives grâce aux instructions fournies par le Service interministériel des Archives de France.

  • DGP/SIAF/2014/006 : Préconisations relatives au tri et à la conservation des archives produites par les communes et les structures intercommunales (état civil, aide sociale, urbanisme, scolaire et péri-scolaire...).
  • DAF/DPACI/RES/2009/018 : Tri et conservation des archives produites par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales (ressources humaines, comptabilité, marchés, assurances...).
  •  Traitement et conservation des archives relatives aux élections politiques postérieures à 1945.
  • DGP/SIAF/2012/017 : Note d’information relative à l’élimination par les communes des CD-rom de la matrice cadastrale envoyés par la Direction générale des finances publiques.

On ne se précipite pas pour éliminer !

 

En Savoie, nous avons des stations de ski, des lacs naturels et des plages, des routes, des cols, des digues, des entreprises, des monuments, des écoles, des montagnes, des torrents, des digues, des forêts... Chaque commune et intercommunalité produit des archives en fonction de ses particularités et compétences. Les instructions de tri ne renseignent pas sur tout ! Le choix de conserver ou de détruire un dossier appartient au maire ou au président d'un groupement (dans le respect des délais légaux).

Comment procéder à la destruction des archives ?

 

Avant toute destruction, les communes et les intercommunalités doivent demander à la directrice des Archives départementales son avis et son autorisation de détruire. Le visa de destruction s'obtient en lui transmettant une liste des documents sélectionnés, aussi appelée bordereau d'élimination. Le choix de la méthode de destruction (broyage, incinération) appartient aux communes et à leurs groupements.

Consulter en bas de page dans les Ressources documentaires les procédures  à appliquer :

  • Eliminer les archives 
  • Modèle de bordereau d'élimination

Retour en haut de page

Comment classer les archives ?

Le classement et la cotation des archives communales se fondent sur deux textes essentiels.

  • Le règlement des archives communales de 1926 qui organise les archives selon des séries thématiques désignées par des lettres alphabétiques.
  • La circulaire AD 83-1 du 8 mars 1983 qui instaure le classement dit « en continu ou W», qui organise les archives par service producteur.

Consulter en bas de page dans les Ressources documentaires des conseils pour traiter le vrac et organiser les archives :

  • Cadre de classement en séries thématiques. 
  • Classer un vrac d'archives en séries thématiques.
  • Classer en W (prochainement)

Découvrez de nombreux exemples d'inventaires sur le site des Archives départementales

Retour en haut de page

Récolement des archives suite aux élections municipales

Suite au renouvellement des municipalités, les maires nouvellement élus doivent procéder à la rédaction d'un récolement des archives de leurs communes. Le récolement doit être accompagné d’un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives.

A quoi servent ces documents ?

Le procès-verbal et le récolement servent à formaliser la passation de responsabilité du maire sortant au nouveau maire. Ils permettent de certifier de façon contradictoire l'existence des archives à un moment donné, le maire étant responsable pénalement de toute destruction non règlementaire.

Où trouver un modèle de récolement et de procès-verbal ?

Téléchargez les modèles fournis par le Service Interministériel des Archives de France :  Préconisations relatives au récolement des archives communales à effectuer suite aux élections municipales des 15 et 22 mars 2020  (Circulaire DGP_SIAF_2019_009).

  • Les modèles du SIAF sont à adapter en fonction des archives conservées.
  • Le récolement doit obligatoirement et au mimimum comporter la liste des registres de délibérations et des arrêtés ainsi que des registres d’état civil pour les mairies.

Qui doit les rédiger et les signer ?

 

Le maire sortant doit procéder à la rédaction du récolement. Le procès-verbal et le récolement sont signés par les maires sortant et entrant.

  • En cas de changement de présidence des EPCI, il est recommandé aux présidents des EPCI sortant et aux présidents nouvellement élus de procéder de même.
  • Pour les communes nouvellement fusionnées, c'est au maire de la commune siège de signer le procès-verbal, pour l'ensemble des communes composant la commune nouvelle.

Besoin d'aide ?

 

Les Archives départementales peuvent conseiller les communes et les EPCI et envisager avec elles les différentes possibilités offertes pour confier ce travail de courte durée à des archivistes qualifiés.

Depuis 2016, la Savoie compte 15 communes nouvelles : Saint-Offenge, Les Belleville, La Plagne-Tarentaise, Aime-La-Plagne, Salins-Fontaine, Courchevel, Val-Cenis, Val-d'Arc, Saint-François-Longchamp, Grand-Aigueblanche, Tour-en-Maurienne, Porte-de-Savoie, Val-Gelon-La-Rochette, Saint-Genix-les-Villages, Entrelacs.

 

Retour en haut de page

Tenue des registres des délibérations

Suite au décret n°2010-783 du 8 juillet 2010 portant modification de la tenue des registres communaux, la pratique généralisée dans les collectivités et leurs groupements de coller dans un registre leurs délibérations, décisions et arrêtés, imprimés sur des feuilles volantes, est désormais interdite. 

Consultez en bas de page dans les Ressources documentaires :

  • Conseils pour la tenue des registres des délibérations et des arrêtés.

En savoir plus

Retour en haut de page

Les Archives départementales informent, aident, contrôlent

Un rôle de conseil et d'expertise

  • Les archivistes répondent à toutes les questions relatives à la règlementation, au classement, aux éliminations, à la communication des archives.
  • Les archivistes organisent des visites pour évaluer la situation des archives, proposer des solutions au classement, aider à trier, former les agents.
  • Les archivistes classent les fonds d'archives déposés aux Archives départementales.

L'exercice du contrôle scientifique et technique

  • La directrice des Archives départementales exerce le contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives publiques : elle autorise les éliminations, est destinataire du procès-verbal de récolement règlementaire, est informée de tout projet d'aménagement de locaux d'archives et de tout incident pouvant compromettre leur préservation (art R212-3 du Code du Patrimoine).

Contactez-nous pour organiser une visite, poser une question, discuter archives.

Retour en haut de page

Le dépôt des archives aux Archives départementales

L’obligation du dépôt

Les archives des communes sont des archives publiques (article L211-4 du Code du patrimoine). Les communes de moins de 2000 habitants sont tenues par la loi de déposer leurs archives de plus de 50 ans aux Archives départementales, sauf dérogation préfectorale. Les communes de 2000 habitants et plus en ont la possibilité. Les Archives départementales sont tenues de recevoir ces dépôts. (articles L212-8, L212-11 et L212-12 du Code du patrimoine).

Déposer les archives plutôt que de les voir disparaitre

Depuis plus de cent ans, les Archives départementales de la Savoie accueillent des dépôts d'archives soumis à des conditions de conservation difficiles. Dans la grande majorité des cas, ils sont composés d’archives sales, en vrac, abandonnées pendant des décennies dans les caves et les greniers des mairies.

207 communes ont déposé leurs archives historiques aux Archives départementales de la Savoie : 126 dépôts réalisés entre 1899 et 1991, 81 dépôts entre 1992 et 2020. Ces fonds d'archives déposés représentent 1402 mètres linéaires.

Les communes restent propriétaires de leurs archives

Les Archives départementales mettent à la disposition des communes leurs espaces de conservation et leurs agents pour des opérations de nettoyage et de classement. Le traitement des fonds communaux est long et complexe. Les communes ont la possibilité de prendre en charge le traitement de leurs archives, en participant au financement de l'intervention d'un archiviste professionnel. Contactez les Archives départementales pour plus de précisions.

Retour en haut de page

Infos pratiques des archives départementales

Archives départementales de la Savoie
244, quai de la Rize
73000 Chambéry

En application des dispositions gouvernementales, les Archives départementales de la Savoie sont ouvertes au public à compter du 2 décembre 2020.

Pour en savoir plus sur les modalités pratiques d'accès et de consultation

Partenaires des archives départementales